Σώσε 5 ώρες την εβδομάδα, σε 5 λεπτά

Σώσε 5 ώρες την εβδομάδα, σε 5 λεπτά.

 

Όποιος και εάν είσαι, με ό,τι και εάν ασχολείσαι, η μέρα σου θα έχει πάντα
24 ώρες - και δεν είναι ποτέ αρκετές.

 

Στο τέλος της μέρας, όλοι έχουμε βρεθεί στην θέση να αναρωτιόμαστε τι πήγε στραβά και γιατί δεν προλάβαμε να κάνουμε όλα όσα θα θέλαμε. Ωραία. Η ομάδα της Sigma, έχει ζωγραφίσει την λύση:


Τι θα έλεγες λοιπόν να ανταλλάσσαμε τα 5 λεπτά που θα χρειαστούν για να διαβάσεις αυτό το άρθρο, με 5 επιπλέον ώρες κάθε εβδομάδα;


Η σωστή διαχείριση χρόνου, μπορεί να κάνει πολλά, αλλά όχι θαύματα.
Για αυτό τον λόγο πρέπει να αξιοποιήσουμε καλύτερα την τεχνολογία, και να ενσωματώσουμε την καινοτομία, ώστε να οργανώσουμε καλύτερα την καθημερινότητα μας.

Αυτές οι έννοιες, πρέπει να βγούνε από τις πολύχρωμες κορνίζες στους τοίχους των γραφείων, και να μπούνε στις ζωές μας.


1. Η αιωνόβια λίστα του Ivy Lee.


Ο Thomas Edison χαρακτήρισε τον Charles M. Schwab ως τον «πιο δραστήριο καταφερτζή», καθώς ο δεύτερος πάντα έβρισκε νέους τρόπους να ξεπερνά τον ανταγωνισμό.

Tο 1918, ο Schwab, ένας από τους πιο πλούσιους ανθρώπους στον κόσμο, γνώρισε τον Ivy Lee, και μια πολύ μικρή συμβουλή, έφερε τις πιο μεγάλες αλλαγές.

Η τρομακτικά απλή μέθοδος του κυρίου Lee, αναφέρει:

1. Στο τέλος κάθε ημέρας, σημείωσε τα 6 πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνεις αύριο. - Μόνο 6. Όχι περισσότερα!

2. Όρισε μια σειρά προτεραιότητας για τα παραπάνω, που να αντικατοπτρίζει τις ανάγκες σου.

3. Το επόμενο πρωί, επικεντρώσου αποκλειστικά στον πρώτο στόχο μέχρι να ολοκληρωθεί, πριν πας στον δεύτερο.

4. Επανέλαβε το παραπάνω για κάθε επόμενο στόχο.


*Στο τέλος κάθε ημέρας, ετοίμασε το πλάνο για την επόμενη. Εάν κάποιο από αυτά τα 6 δεν πρόλαβε να γίνει, αξιολόγησε το, και εάν το χρειάζεσαι, θα είναι τα πρώτα σου «τικ» για την επόμενη μέρα.


Ας σταθούμε σε μια λεπτομέρεια.
Για ποιο λόγο είναι σημαντικό να αποφασίσεις από το προηγούμενο βράδυ ποιος θα είναι ο πρώτος σου στόχος την επόμενη μέρα; Γιατί έτσι εξαφανίζεται η «τριβή εκκίνησης».  Το να πας για τρέξιμο είναι δύσκολο μόνο όταν κάθεσαι στον καναπέ σου. Όταν είσαι έξω και τρέχεις με τα αθλητικά σου, φαντάζει παιχνίδι.

Βάζοντας τα παραπάνω σε σειρά, θα πρέπει να γίνει μια διάκριση ανάμεσα στο είναι χρονικά επείγον και τι είναι πραγματικά σημαντικό.
Μια από τις πιο δημιουργικές δραστηριότητες είναι η λήψη αποφάσεων  - τι θα καταστραφεί, για να δημιουργηθεί κάτι νέο;
Η δημιουργικότητα είναι μια μεγάλη ιστορία, την οποία θα αφηγηθούμε μια επόμενη φορά.



2. Μην φοβάσαι την τεχνολογία…

 

 

 

… αυτή θα έπρεπε να σε φοβάται, γιατι θα βάλουμε να δουλεύει 24/7 για εσένα! Έχεις smartphone, υπολογιστή και internet, αυτά αρκούν. Δεν χρειάζεσαι μυτερό καπέλο και μεγάλη γενειάδα για να ξεκινήσεις να ελέγχεις τον χρόνο.


1. Αυτοματοποίησε τις διαδικασίες σου:

  • Εργαλεία όπως το Buffer ή το Hootsuite μπορούνε να κάνουν την διαχείριση των κοινωνικών δικτύων μια δίωρη ενασχόληση κάθε Παρασκευή, αντί για ένα μόνιμο κυνηγητό. Με ισχυρές στατιστικές να στηρίζουν κάθε σου απόφαση και μεγάλες βιβλιοθήκες υλικού, από απλός παίκτης θα γίνεις προπονητής. Κάθισε αναπαυτικά στην διευθυντική σου καρέκλα και παρακολούθησε τις δημοσιεύσεις να τρέχουν μόνες τους.

 

  • Το CRM (Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων) είναι ένα λογισμικό, το οποία σε βοηθά μέσα από την αύξηση της ικανοποίησης των πελατών σου, να μεγιστιποιήσις τα έσοδα σου. Τέτοια λογισμικά, συγκεντρώνουν και αποθηκεύουν δεδομένα για τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους συνεργάτες και τις εσωτερικές διαδικασίες μιας επιχείρησης. Μια γρήγορη ματιά στα Salesforce, Insightly και Zoho CRM θα σε βάλει στον κόσμο τους.

 

  • Email Marketing, το πιο value for money εργαλείο. Εάν εξακολουθείς να στέλνεις τα email σου ένα-ένα ή χρησιμοποιείς απλά μια λίστα excel για να βρείς τις επαφές σου, άφησε αυτό το άρθρο, άνοιξε μια νέα καρτέλα, κατέωασε ένα από τα MailChimp, Campaigner ή myEmma, και επέστρεψε! Ωραία, τώρα που βρισκόμαστε στην ίδια σελίδα, μπορείς να αφιερώσεις ένα απόγευμα και να ετοιμάσεις μερικά ωραία πρότυπα. Έτσι, κάθε επόμενο email σας θα ετοιμάζεται σε λίγα λεπτά και θα αποστέλλεται αυτόματα στις λίστες που έχεις ετοιμάσει. Αφιέρωσε λίγο χρόνο σήμερα, για να αυτοματοποιήσεις την επικοινωνία σου για πάντα!

 


2.  Συννεφούλα-συννεφάκι:

Ξέχνα τις λέξεις USB και «στικάκι». Έσυ, ένα γραφείο Sigma, και το internet. Ο χρόνος που απαιτείται για να μεταφερθεί ένα αρχείο από τον υπολογιστή μας, στο φλασάκι και το αντίθετο είναι περισσότερος από όσο χρειάζεται για να φτιάξουμε μια πρακτική βιβλιοθήκη για όλα τα αρχεία μας στο Google Drive, το Dropbox, το One Drive, ή σε οποιοδήποτε άλλο cloud storage επιθυμούμε.

 


3. Το Ημερολόγιο - ό,τι πιο ρομαντικό στο γραφείο.

 

 

 

Ξέρουμε τι μέρα είναι και τι χρειάζεται να γίνει κατά την διάρκεια αυτής.
Αυτό που θα χρειαστεί τωρα, είναι να κατανείμουμε αποδοτικά τον χρόνο μας, για να τα προλάβουμε όλα!
Έτοιμοι; Πάμε:

  • Κλείστε τις ειδοποιήσεις που δεν χρειάζεστε, όταν εργάζεστε.
  • Επικεντρωθείτε σε μία ενέργεια κάθε στιγμή.
  • Ορίστε τον χρόνο που θα φεύγετε από το γραφείο. Θα σας πιέζει να είστε πιο παραγωγικοί άμεσα.
  • Ορίστε και τηρήστε αρκετά αλλά σύντομα διαλείμματα. Περπατήστε μέσα στην μέρα.
  • Βρείτε χρόνο για ένα υγιές γεύμα. Ας ξεκινήσουμε από το πρωινό. Αφενός δημιουργήστε χρόνο για αυτό, έπειτα από έναν υγιή ύπνο. Θα σας βοηθήσει να κάνετε τόσα πολλά περισσότερα, μέσα σε λιγότερο χρόνο, κάθε μέρα. Η έλλειψη νερού είναι η πρώτη αιτία πονοκεφάλου - όχι, ο καφές ή η μπύρα δεν βοηθάνε.
  • Κάντε το επόμενο σας meeting σε ένα Standing Office. Ναι, όρθιοι, αλλά όχι «στο πόδι», έχει διαφορά! Θα σας βοηθήσει να μένετε στο θέμα.
  • Οργανώστε τον χώρο του γραφείου σας γύρω από τις διάφορες εργασίες που κάνετε. Άλλωστε ένα μοντέρνο γραφείο, μπορεί να είναι κομμένο και ραμμένο για εσένα! Ίσως η φόρμα ενός μηχανικού να είναι γεμάτη λεκέδες, αλλά κάθε μικρό και μεγάλο εργαλείο έχει την θέση και την χρήση του. Στην ίδια λογική, κάθε ράφι, επιφάνεια, καρέκλα και «κομμάτι εξοπλισμού» στον χώρο σας, πρέπει να υπάρχει για να εξυπηρετεί κάποιο σκοπό.

 

 


Μαγικό click δεν υπάρχει - υπάρχει όμως μαγική συνταγη!

Αξιοποιήστε μερικές ή και όλες τις παραπάνω συμβουλές και δείτε τον διαθέσιμο χρόνο σας να αυξάνεται και τις εκκρεμότητες σας να τακτοποιούνται πιο γρήγορα. Όλοι εμείς στην Sigma, είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε να κάνετε την καθημερινότητα σας ακόμη καλύτερη.

Σταματήστε να τρέχετε. Ξεκινήστε να πραγματοποιείτε!

 


Call to Action:


Η Sigma γνώρίζει πέρα απο τον εξοπλισμό.. την ζωή στο γραφείο!

Γνωρίστε με την σειρά σας, κάθε ιστορία μας στο Medium, ή κάθε νέο μας στο Facebook, το Instagram, το κανάλι μας στο Youtube, στο Google+ και στην ιστοσελίδα μας www.sigmaoffice.gr !